Barion Pixel
Startside / Læringssenter / Bruk av det sentrale dokumentarkivet
Bruk av det sentrale dokumentarkivet
Central Document Archive er et intelligent arkivsystem som lar deg samle alle dine juridiske dokumenter på ett sted på en sikker måte. Den avanserte søkefunksjonen lar deg finne ethvert dokument på få sekunder. Du får tilgang til det via menyen «Mine kontrakter» – et lettforståelig navn på arkivgrensesnittet. Kontrakter spores etter status, slik at du kan se hvem som ikke har signert ennå, hvor prosessen har stoppet opp, hvem som har åpnet eller lest dokumentet, samtidig som de fleste prosessene automatiseres for deg.
trinn

I Contract Manager-menyen velger du «Mine kontrakter» for å åpne grensesnittet for sentralarkivet.

trinn

Contract Manager-grensesnittet kategoriserer automatisk dokumenter i fire dynamiske seksjoner, noe som gjør det enkelt å spore statusen for hver sak. Hver seksjon er fargekodet for bedre visuell skille.

trinn

Utkast:
Her finner du ufullstendige kontrakter som du har begynt å fylle ut, men ikke fullført. Hvis det ikke er noen utkast, forsvinner denne delen for å holde arbeidsområdet ditt ryddig.

trinn

Venter på godkjennelse:
Denne delen inneholder dokumenter du har mottatt fra andre, men som du ennå ikke har godkjent. Den vises bare hvis det er elementer i den.

trinn

Kontrakter som venter på signatur:
Denne delen viser alle dokumenter som venter på signatur, slik at du umiddelbart kan se hvilke som fortsatt krever handling fra deg eller dine partnere.

trinn

Signerte kontrakter:
Denne delen inneholder endelige avtaler som er signert av alle parter.

trinn

E-postsporingsfunksjonen viser i sanntid hvilke av dine sendte kontraktsmeldinger som har blitt returnert, levert eller åpnet av mottakerne. Dette gjør at du umiddelbart kan oppdage leveringsproblemer eller bekrefte når partneren din har sett kontrakten, noe som hjelper deg med å administrere kommunikasjonen mer effektivt.

trinn

Dokumenter med et kommentarikon indikerer at det finnes tilbakemeldinger. Ved å klikke på ikonet åpnes kommentarene til den aktuelle kontrakten umiddelbart.

trinn

Du kan tilordne dine egne interne tilpassede statuser til kontrakter og filtrere etter dem i søkeresultatene. Dette gjør at du kan spore og administrere interne arbeidsflyter nøyaktig.

trinn

I listevisningen åpnes en kontekstmeny når du høyreklikker på en kontrakt. Her har du rask tilgang til viktige handlinger (vis, kopier, rediger eller slett), slik at du kan utføre vanlige oppgaver uten å åpne selve dokumentet.

trinn

Den raske, frie tekstsøkefeltet lar deg skrive inn hvilket som helst nøkkelord eller uttrykk, og systemet viser umiddelbart treff fra titler, innhold eller partnerdata. Ved å åpne detaljert søk utvides filtrerings- og visningsalternativene dine – du kan avgrense resultatene etter mal, status, datointervall, intern etikett eller tilknyttet konto.

trinn

Det flytende hurtigmenyen nederst til høyre lar deg starte en ny kontrakt med ett enkelt klikk. Dette gir deg umiddelbar tilgang til maler og lar deg begynne å opprette dokumenter uten å navigere gjennom rullegardinmenyer.